夜审(Night Audit)是酒店在每个营业日结束时,对当天的房态、账务和预订做一次全面核对,然后把系统切换到下一个营业日。它的目的只有一个:让当天的账和房在关账前对得上,第二天从干净的数据开始。
为什么叫「夜」审
夜审一般在深夜客流最少的时候做,多数酒店安排在凌晨前后,由夜班前台或专职夜审员完成。夜审之后的入住、消费,计入下一个营业日。所以酒店的「营业日」和自然日不完全一样,凌晨两点入住的客人,房费通常仍算在前一天。
夜审核对清单
- 核对在住与房态:系统里的在住房要和实际一致。显示在住但客人已走的,要补办退房;客人在住但系统显示空房的,要补登记。房态的含义见房态(VC / VD / OC / OD / OOO)。
- 房费过账:给每间在住房记一晚房费,行业里也叫「滚房租」。连住客人每晚都要记,价格以订单约定为准。
- 处理当天未到的预订:到了截止时间仍没到店的预订(No-show),按预订的担保和取消规则处理。OTA 订单要按平台规则操作,不要直接删除。
- 核对收款:现金、刷卡、扫码等各种收款方式的系统金额,要和实际收到的钱一致;押金和预授权单独核对,有挂账的要确认挂到了正确的账户。
- 检查异常账务:冲账、减免、折扣、免费房,看是否有经办人和原因。
- 出报表、切换营业日:生成当天的营业日报,包括出租率、平均房价、客房收入和各渠道订单数,然后结束当前营业日。指标怎么算见入住率、ADR、RevPAR。
小结
夜审就是三件事:房对不对、钱对不对、明天的预订对不对。三样都对上了,才能关账。
夜审常见的问题
- 房态与实际不符:白天退房没在系统里办,导致这间房一直显示在住,第二天也卖不出去。
- 漏记房费:续住没有改离店日期,系统不知道客人还在住。
- 收款对不上:同一笔钱用了两种收款方式登记,或者押金当成了房费。
- 平台订单状态没同步:客人在平台上取消了,店里还按在住处理。
小酒店和民宿怎么做
房间少、没有专职夜审员的门店,可以把夜审简化成每天睡前的十分钟:
- 对着房态图看一遍:今天该走的走了没有,该来的来了没有。
- 核对今天收的钱:各种收款方式的合计数,和收款账户的到账是否一致。
- 看一眼明天的入住单:有没有房间重复安排,满房的日期是否已经在各平台关房,避免超售。
如果用了 PMS,这些数据都在系统里,夜审主要是核对;如果靠纸本或表格记账,就要逐项手工对,花的时间会多不少。